Videokonferenzsysteme im Vergleich
Videokonferenzen, Internet-Telefonie und Gruppenanrufe sind probate Mittel, Büroarbeit zielführend aus der Ferne zu erledigen. Durch Videokonferenzsysteme können Mitarbeiter unabhängig von ihrem Aufenthaltsort an Meetings face-to-face teilnehmen. Die Gesprächspartner sehen und hören sich, als sässen sie in einem Raum. Das macht spontane Zusammenkünfte über alle Branchen hinweg möglich, gleich wo in der Welt sich die Gesprächspartner gerade aufhalten.
Cloudbasierte Lösungen bieten eine Vielzahl an Funktionen, die Round Tables und Treffen in persona überflüssig machen: Diskussionen in Bild und Ton auf persönlicher Ebene führen, sich im Team über Chats abstimmen, Schulungen und Präsentationen abhalten, den Bildschirm per Knopfdruck teilen und Dateien in die Runde senden. Bild- und Tonaufzeichnungen von Meetings sowie automatisch erstellte Chat-Protokolle bringen Kollegen auf den neuesten Stand, die nicht teilnehmen können oder möchten. Das alles strafft Workflows, spart Zeit, steigert die Produktivität, reduziert Bürokratie und senkt Kosten, etwa für Reisen oder Konferenzräume. Obendrein sind Videocalls allemal persönlicher als eine Chat-Nachricht, E-Mail oder ein Telefongespräch.
Die Corona-Pandemie unterstreicht die Bedeutung von Business-Tools zur Videotelefonie für die effiziente Zusammenarbeit mit Teilnehmern im Homeoffice. Covid-19 hat viele Angestellte vorübergehend ins Homeoffice verbannt. Facebook-Chef Mark Zuckerberg und andere Fachleute erwarten, dass die Epidemie einen tief greifenden Wandel hin zur Arbeit ausserhalb des Büros angestossen hat. Es ist davon auszugehen, dass viele Mitarbeiter auch nach dem Ende der Krise ihre Aufgaben im Business am heimischen Arbeitsplatz fortführen. Das setzt ein Umdenken auch in Firmen in Gang, die Videomeetings gegenüber bislang weniger aufgeschlossen waren.
Auch Kundenprozesse lassen sich über Videokonferenzen optimieren. Das erhöht den Freiheitsgrad auf beiden Seiten und macht Absprechen mit Kunden flexibel. Berater, Aussendienstmitarbeiter oder Supporttechniker können gemeinsam mit Kunden entscheiden, ob die für ein Vor-Ort-Meeting samt An- und Abreise angesetzte Zeit nicht nutzbringender in einer Videokonferenz investiert wird.
Die rasante Nachfrage an Video-Chats in der Corona-Krise hat Aufsteiger wie Zoom und den Klassiker Skype beflügelt. Schwerpunktmässig auf die Bedürfnisse von Privatnutzern zugeschnittene Lösungen zur Videotelefonie wie WhatsApp und Apple Facetime fehlen B2B-Funktionen zur Teamkommunikation. Im Unternehmensalltag eignen sie sich allenfalls für One-to-one calls und gelegentliche Mini-Konferenzen. Skype hat sich fest als Standard für Videoanrufe und Konferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern etabliert. Die Profi-Variante Skype for Business wird nunmehr durch Microsoft Teams ersetzt.
Einen Mittelweg in Sachen Business-Ausrichtung geht Facebook beim Messenger Rooms, mit dem das soziale Netzwerk auf dem Markt der Videokonferenzanbieter mitmischen möchte. In Rooms Videokonferenzen können bis zu 50 Teilnehmer inklusive Screen-Sharing an einem Videocall teilnehmen. Den dazu nötigen virtuellen Raum richtet der Initiator im Messenger ein. Er kann nur für einen festen Teilnehmerkreis oder öffentlich sein. Die Einladung zur Webkonferenz erfolgt mittels Link, über den andere Teilnehmer der Konferenz am Smartphone oder im Browser beitreten können. Ein Facebook-Konto wird nicht benötigt. Rooms soll auch Bestandteil von WhatsApp werden.
Professionelle Videokonferenzsysteme bieten mehr als Videocalls in kleiner und grosser Runde. Sie zeichnen sich durch Funktionen zur Team-Kommunikation und zum Team-Management aus. Die Cloud-basierten Dienste machen Laptops, PCs, Smartphones und Tablets zum Digital Workplace, fördern Mobilität, verbessern die Teamarbeit, stärken den Teamgeist und treiben die Digitalisierung voran. Geschäftliche Konferenzen in virtuellen Teamräumen mit Liveübertragung von Bild und Ton sind nur eine Säule, weitere sind Kollaboration, Datenfreigabe, Remote-Zugriff auf Bildschirme, Whiteboarding und Rechtevergabe.
Neben den genannten, gibt es weitere Anbieter von Videokonferenzdiensten für die Nutzung im Unternehmen. Dazu zählen Amazon Chime, Bitrix24, BlueJeans, Jitsi Meet, Lifesize, Mikogo, Remobo, Tinychat und Vsee.
Laptop oder Notebook
Um Arbeitsgespräche digital abzuwickeln, reichen schon ein PC oder ein Mobilgerät als Equipment und ein Internetanschluss aus. Wer bei Webmeetings nicht mit schlechtem Bild und Ton auffallen möchte, benötigt eine vernünftige Hardware-Ausstattung. Halbwegs aktuelle Laptops und Notebooks sind normalerweise standardmässig für die Video- und Sprachkonferenzen ausgestattet. Online-Meetings mit Kollegen oder Kunden steht dann technisch nichts mehr im Wege.
Webcam und Headset
Möchten Sie an einem Desktop-PC dabei sein, benötigen Sie eine Webcam mit USB-Anschluss, die mindestens in Full HD auflöst. Die USB-Kameras für Desktop-Systeme verfügen über eingebaute Mikrofone und können modellabhängig auch mit vorhandenen Audiosystemen zur externen Kommunikation, Freisprecheinrichtungen oder Headsets verwendet werden.
Videokameras für Besprechungsräume
Bei der Konferenzteilnahme mehrerer Personen in einem Raum reicht der Funktionsumfang der integrierten Kameras und Mikrofone oder der Single-User-Webcams häufig nicht aus. Spezielle Videokameras für kleine Besprechungsräume (Huddle Rooms) und grosse Konferenzräume zeichnen sich durch hohe Auflösung für ein scharfes Bild, raumerfassendes Sichtfeld, Schwenk-, Neige- und Zoomfunktion, Tiefensensor, Sprecher-Tracking, Hardware-Encoding und Fernbedienmöglichkeiten aus. Diese Modelle sind über kleine Räume für Gruppenmeetings hinaus auch für grössere Konferenz- und Schulungsräume sowie Hörsäle geeignet.
Integrierte All-In-One-Lösungen
Alternativen zu Webcams und Konferenzkameras für Team-Räume sind Hardware-Lösungen (Video-Endpunkte) mit integriertem Encoder zur Befestigung an einem Flatscreen. Sie werden etwa von Avaya, Cisco und Polycom angeboten. Flatscreen-Boards wie das Microsoft Surface Hub oder das Cisco Webex Board arbeiten als integrierte All-in-One-Lösung.
Meeting vorbereiten
Legen Sie vorab einen Organisator und Moderator fest. Er entscheidet über die Agenda, koordiniert Zeitpunkt und Länge des Meetings und moderiert die Konferenz.
Kommunikation checken
Prüfen Sie die Verständigung vor wichtigen Calls durch einen Testanruf bei einem Kollegen. Stellen Sie die Kamera und das Mikrofon so ein, dass Sie gut zu sehen und hören sind. Ist kein Mitarbeiter verfügbar, nutzen Sie die integrierten Tests der Videokonferenz-Software.
WLAN optimieren
Verschwommen oder ruckelig sollte Ihr Bild im Homeoffice nicht sein. Funknetzwerke erreichen durch die Entfernung zum Router und bauliche Gegebenheiten mitunter allerdings nicht die Signalstärke, die für eine störungsfreie Übertragung von HD-Videos nötig wäre. Ein WLAN-Repeater, Powerline oder der Wechsel auf ein Mesh-Funknetzwerk sind einfache Wege, den Empfang und damit die Übertragung von Videos zu optimieren und das Teilen grosser Dateien zu vereinfachen.
Mit einem angemessenen Hintergrund sorgen Sie für ein professionelles Erscheinungsbild.
Der richtige Hintergrund
Achten Sie bei Business Calls aus dem Homeoffice auf einen angemessenen Hintergrund. Überlegen Sie sich, wie viel Ihres Privatlebens zu sehen sein soll. Videokonferenz-Systeme wie Microsoft Teams oder Zoom bieten Optionen zum Weichzeichnen oder Wechseln des Hintergrunds.
Für Ruhe sorgen
Handyklingeln, Musik, Verkehrslärm durch offene Fenster und andere Geräusche sollten die Konferenz nicht stören.
Optimale Position
Platzieren Sie sich möglichst mittig sitzend vor der Kamera in Augenhöhe Ihres Bildschirms, sodass Sie gut zu sehen sind, und einen Grossteil des Aufnahmebereichs abdecken. Achten Sie auf freundliches, schattenfreies Licht. Direktes Sonnenlicht im Hintergrund wirkt grell und strengt andere Konferenzteilnehmer an.