Beschaffungsmanagement optimieren: Wie E-Procurement Unternehmen unterstützt

Beschaffungsmanagement ist die Bezeichnung für die Koordination und Überwachung aller Prozesse, die für den Erwerb von Produkten, Waren und Dienstleistungen in einem Unternehmen notwendig sind. Es umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle sämtlicher Aktivitäten im Zusammenhang mit der Beschaffung. Im B2B-Sektor, also im Geschäftskundenbereich, spielt das Beschaffungsmanagement eine zentrale Rolle. Eine effiziente Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen ist hier für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung. 

Unternehmen müssen in der Lage sein, schnell und zuverlässig auf die Bedürfnisse ihrer Kunden zu reagieren und gleichzeitig die eigenen Kosten zu minimieren. Dazu gehören die Auswahl von Lieferanten, die Preis- und Vertragsverhandlungen, die Bestellabwicklung und die Sicherstellung der Lieferqualität. 

Ein optimales Beschaffungsmanagement trägt dazu bei, die Beschaffungskosten zu senken, die Lieferantenbasis zu optimieren und die Effizienz der Beschaffungsprozesse zu steigern.

Vorteil 1: Zeit- und Kostenersparnisse

E-Procurement automatisiert Beschaffungsprozesse und steigert dadurch die Effizienz der Einkaufsabteilung deutlich. Die involvierten Mitarbeiter*innen können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit Routinearbeiten zu verschwenden. 

E-Procurement ermöglicht eine bessere Kontrolle und Überwachung des Budgets und der Ausgaben. Mit Hilfe von E-Procurement-Systemen können Unternehmen Budgetgrenzen und Ausgabenberechtigungen besser definieren und diese automatisch durch das System steuern lassen. E-Procurement bietet auch ein klares Bild der gesamten Beschaffungsausgaben, einschliesslich derer, die von unterschiedlichen Abteilungen oder Standorten getätigt werden.

Vorteil 3: Unterbindung von Schwarzeinkäufen und bessere Kontrolle von Compliance-Regeln

E-Procurement bietet Unternehmen eine bessere Kontrolle und Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und die Minimierung von Schwarzeinkäufen. Unter Schwarzeinkäufen versteht man den Kauf von Waren oder Dienstleistungen ohne Einhaltung der vorgeschriebenen Einkaufsprozesse und ohne die erforderliche Genehmigung oder Kontrolle. E-Procurement-Systeme ermöglichen eine höhere Transparenz und Überwachung der Beschaffungsprozesse, indem sie die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien und -verfahren automatisch durchsetzen. Die Integration von Genehmigungsprozessen in das System verbessert die Sichtbarkeit der Beschaffungsaktivitäten. 

Vorteil 4: C-Teile Management optimieren

E-Procurement optimiert das C-Teile Management deutlich. C-Teile sind Verbrauchsgüter oder Büroartikel mit geringem Wert, die in hohen Mengen gekauft werden. C-Teile können aber einen grossen Einfluss auf die Betriebskosten haben! Das C-Teile Management bezieht sich auf die Verwaltung dieser Waren. E-Procurement ermöglicht es, den Beschaffungsprozess für C-Teile zu automatisieren und die Bestellung von Verbrauchsgütern durch die Einbindung von E-Katalogen und automatischen Bestellvorgängen zu vereinfachen. Durch die zentralisierte Beschaffung von C-Teilen können Unternehmen in vielen Fällen bessere Konditionen bei Lieferanten erzielen. Darüber hinaus ermöglicht ein digital gestütztes C-Teile Management durch den Einsatz von intelligenten Lagerhaltungssystemen eine bessere Verwaltung von Lagerbeständen und eine Reduzierung von Überbeständen. 

Vorteil 5: Verkürzte Beschaffungszyklen

E-Procurement verkürzt Beschaffungszyklen, indem es den gesamten Bestellprozess automatisiert und dadurch beschleunigt. Traditionell kann ein Bestellprozess sehr zeitaufwendig sein: Mitarbeiter*innen müssen manuell Bestellformulare ausfüllen, diese genehmigen lassen und schliesslich an die Lieferanten senden. E-Procurement automatisiert den Prozess, indem es ein Online-Portal bereitstellt, über das Mitarbeiter*innen per Mausklick Bestellungen aufgeben können. Hierbei können bereits vorhandene Bestellvorlagen oder Warenkörbe genutzt werden, um die Bestellung zu vereinfachen. Darüber hinaus können Bestellvorgänge bei Bedarf automatisch an die zuständigen Stellen zur Genehmigung weitergeleitet werden. Durch die Automatisierung des Bestellprozesses können Bestellungen schneller und effizienter bearbeitet werden, was zu kürzeren Beschaffungszyklen führt.

Eine effektive Einkaufsstrategie ist für jeden Betrieb unverzichtbar, um die gesamtwirtschaftliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu reduzieren. Der Einsatz von E-Procurement-Systemen bietet hierfür eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die Automatisierung des Beschaffungsprozesses können Unternehmen Zeit und Geld sparen. Automatische Bestellvorgänge und die Verwendung von E-Katalogen machen den Bestellprozess schneller und einfacher. E-Procurement ermöglicht auch eine bessere Budgetkontrolle.

Darüber hinaus bietet der Ansatz eine wesentlich erhöhte Transparenz und Kontrolle über die Lieferantenbeziehungen. Das wiederum kann zu besseren Einkaufspreisen und Konditionen führen. E-Procurement sorgt ganz nebenbei auch für eine Verbesserung der Datenqualität, da alle Einkaufsdaten zentral erfasst und Datensilos vermieden werden. 

Folgen Sie uns jetzt auf LinkedIn und verpassen Sie nie wieder einen Beitrag!