Achats stratégiques et opérationnels » Comment optimiser votre processus d'approvisionnement
Publié le : 29.04.2024 | Durée de lecture : 10 minutes
Lorsque l'on parle d'achat dans le milieu des entreprises et du B2B, il s'agit de bien plus que de la simple acquisition de biens ou de services. L'assurance qualité, l'optimisation des coûts et la garantie d'une chaîne d'approvisionnement sans faille sont des éléments tout aussi importants d'un approvisionnement professionnel.
L'efficacité de la gestion des achats joue en outre un rôle central dans le succès d'une entreprise et a une influence déterminante sur sa rentabilité et sa compétitivité. Dans ce contexte, les achats sont en général répartis en deux domaines : Achats stratégiques et achats opérationnels. Leur importance pour le succès de l'entreprise, leurs différences et les tâches qui en découlent - nous allons les aborder plus en détail ci-après.
L'achat est un élément central de toute entreprise et comprend le processus d'acquisition de biens et de services nécessaires à l'activité commerciale. Dans la pratique, les termes « approvisionnement » et « achat » sont souvent utilisés comme synonymes.
En principe, les tâches suivantes font partie des achats :
- Définition des besoins
- Désignation des fournisseurs fiables
- Comparaison et négociation des prix
- Comparaison des conditions de livraison
- Passation de commande
- Définition des quantités à commander
- Convention de la livraison avec l'entrepôt
- Réception de la livraison
- Contrôle des marchandises
- Mise en œuvre du paiement
Il existe différentes formes d'approvisionnement, telles que stratégique et opérationnel, centralisé et décentralisé, direct et indirect, technique ou basé sur des projets, gestion par catégorie ou encore ledit "achat non conforme". En utilisant les différentes formes de manière ciblée, les entreprises peuvent réduire leurs coûts, améliorer la qualité de leurs achats et devenir ainsi plus compétitives.
Comme l'achat en soi peut être considéré comme la somme de tous les achats opérationnels et stratégiques, cet article se concentre sur ces deux formes.
Achats stratégiques
Ils se concentrent sur la planification à long terme et incluent, outre l'élaboration et l'orientation d'une stratégie d'achat globale, l'analyse du marché d'approvisionnement, la négociation de contrats-cadres et la sélection de fournisseurs. L'accent est mis sur la rentabilité des achats.
Achats opérationnels
Ils se rapportent aux activités d'approvisionnement quotidiennes et comprennent les tâches d'exécution classiques telles que les commandes, les retours, le suivi des délais et la communication avec les fournisseurs. L'accent est mis sur la garantie d'un flux de matériel sans faille.
Les achats (opérationnels et stratégiques) font partie de la gestion de la chaîne d'approvisionnement (ou Supply Chain Management - SCM). Le SCM est une approche globale de la gestion et de l'optimisation de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement et comprend donc, outre les achats, la logistique, la production, l'entreposage et la distribution. L'objectif du SCM est d'améliorer l'efficience et l'efficacité de l'ensemble de la chaîne de création de valeur.
L'achat stratégique s'occupe des décisions et des mesures à long terme qui visent à orienter de manière optimale l'achat de biens et de services vers les objectifs de l'entreprise. Il ne s'agit pas seulement d'identifier les meilleurs fournisseurs possibles et de négocier des contrats-cadres, mais aussi de développer des partenariats à long terme. En outre, l'achat stratégique veille à garantir la qualité et la fiabilité des fournisseurs et à réduire les risques dans la chaîne d'approvisionnement, ce qui permet d'éviter les goulots d'étranglement dans la production.
Il s'agit d'optimiser les processus d'achat, de maximiser les bénéfices et d'accroître la compétitivité.
Gestion des fournisseurs
L'achat stratégique implique la sélection et le développement de fournisseurs qui contribuent à long terme à la création de valeur pour l'entreprise. Ils comprennent l'évaluation des performances des fournisseurs, la négociation des contrats et la collaboration en vue d'une amélioration continue.
Gestion des risques
L'achat stratégique est également responsable de la gestion des risques dans la chaîne d'approvisionnement. Cela implique d'identifier les risques potentiels, d'élaborer des mesures visant à les méduire et d'assurer la continuité de la chaîne d'approvisionnement, même en période d'incertitude.
Optimisation des coûts
Un aspect important de l'achat stratégique est l'optimisation des coûts. Cela peut être réalisé par des négociations avec les fournisseurs, le regroupement des volumes d'achat ou la mise en place de mesures de contrôle des coûts ainsi que de processus d'achat efficaces.
L'achat opérationnel est une composante essentielle de l'ensemble du processus d'approvisionnement d'une entreprise. Il comprend les opérations et les tâches quotidiennes nécessaires pour répondre aux besoins à court terme en produits et services et pour assurer le bon déroulement d'un processus d'achat. En outre, il soutient souvent les achats stratégiques lorsqu'il s'agit de planifier les besoins et les délais et de sélectionner les fournisseurs.
Acquisition de produits
L'achat opérationnel est responsable de l'acquisition des produits et services nécessaires conformément aux exigences et spécifications définies au préalable. Cela comprend l'appel d'offres, la comparaison des conditions, la commande auprès des fournisseurs et le contrôle des factures. En outre, il doit toujours avoir un œil sur l'état des stocks pour une analyse efficace des besoins.
Gestion des fournisseurs
L'achat opérationnel est coresponsable de la sélection de nouveaux fournisseurs, mène des entretiens réguliers et entretient des relations étroites avec les fournisseurs - il veille donc à ce que la communication et la collaboration soient fluides. Il s'agit également de surveiller les performances des fournisseurs, de contrôler les coûts et les prix, de résoudre les problèmes et de garantir et coordonner les délais de livraison.
Gestion des réclamations
Si les produits sont défectueux, ne correspondent pas aux spécifications ou doivent être renvoyés pour d'autres raisons, le renvoi est du ressort des achats opérationnels. Les collaborateurs garantissent ainsi la qualité des produits et préservent les intérêts de l'entreprise. Ainsi, le traitement des réclamations et des ordres de réparation ainsi que le suivi des rappels font également partie de leurs tâches principales.
Actuellement, le domaine des achats est en mutation, d'une approche opérationnelle vers une approche stratégique. Les entreprises orientent de plus en plus leur réflexion vers la création de valeur, ce qui fait que les achats ne sont plus considérés comme un simple facteur de coûts, mais comme un facteur de réussite décisif, axé sur les activités stratégiques. Les achats sont davantage orientés vers les processus, en mettant en œuvre et en soutenant des processus plus légers et surtout numériques.
Les outils d'achat électroniques permettent d'automatiser les tâches opérationnelles et administratives, ce qui laisse plus de place aux tâches stratégiques.
Les relations avec les fournisseurs deviennent également de plus en plus stratégiques. Au lieu de ne considérer que le prix lors de la sélection, le processus de décision tient compte non seulement d'une évaluation complète des prestations du fournisseur, mais aussi des coûts totaux engendrés. L'objectif est de viser une collaboration partenariale. La qualité de la relation gagne ainsi en importance.
La nouvelle politique d'achat moderne a différentes caractéristiques : axée sur la qualité, innovante et tournée vers l'avenir.
1. Analyse du besoin
Identifiez les besoins exacts en produits ou services. Clarifiez les exigences internes ainsi que les exigences des parties prenantes potentielles. Cette étape est essentielle pour s'assurer que les bons produits sont achetés en bonne quantité et à la qualité adéquate.
>> L'analyse des besoins est une étape typique de l'achat stratégique, car elle permet d'identifier les besoins à long terme de l'entreprise et de prendre des décisions stratégiques concernant les objectifs d'approvisionnement, les relations avec les fournisseurs et la gestion des risques.
2. Recherche et évaluation des fournisseurs
Recherchez des fournisseurs potentiels qui peuvent fournir les produits ou services dont vous avez besoin. Procédez à une évaluation approfondie des fournisseurs afin d'évaluer leur fiabilité, leur qualité, leur tarification et d'autres critères pertinents.
>> La sélection et l'évaluation des fournisseurs font également partie des achats stratégiques, car elles permettent d'établir des partenariats à long terme. Ceux-ci soutiennent la compétitivité et les objectifs stratégiques d'une entreprise.
3. Demande de devis et conclusion du contrat
Demandez des devis aux fournisseurs sélectionnés et comparez-les en termes de prix, de qualité et de délai de livraison, ainsi que d'autres facteurs importants pour vous. Si nécessaire, négociez pour obtenir les meilleures conditions possibles.
>> L'obtention d'offres et la comparaison des conditions peuvent être attribuées aussi bien aux achats stratégiques qu'opérationnels.
- Dans le cadre des achats stratégiques, il peut être considéré comme une partie de l'évaluation et de la sélection des fournisseurs. Dans ce contact, il s'agit de construire des relations à long terme, de renforcer les partenariats stratégiques et d'identifier les meilleurs fournisseurs pour l'entreprise.
- Si l'on considère la demande et la comparaison d'offres d'un point de vue opérationnel, il s'agit d'une étape tactique visant à répondre aux besoins à court terme de l'entreprise et à assurer son fonctionnement opérationnel. Il s'agit ici de prendre des décisions concrètes concernant l'achat de produits ou de services (spécifiques) en obtenant les meilleures conditions.
4. Commande
Une fois les fournisseurs appropriés sélectionnés, vous pouvez passer votre commande. Assurez-vous que les accords sont consignés par écrit afin d'éviter tout malentendu et de clarifier les droits et les obligations des deux parties.
>> Le processus de commande fait partie des achats opérationnels. C'est ici que les transactions sont conclues afin de déclencher la livraison des produits ou services nécessaires.
5. Suivi et évaluation de la livraison
Surveillez le processus de livraison afin de vous assurer que les produits ou les services sont livrés à temps et dans la qualité convenue. Une fois le projet terminé, évaluez la performance du fournisseur, tirez des leçons et apportez des améliorations pour les futurs processus d'approvisionnement, le cas échéant.
>> La gestion du processus de livraison ainsi que l'évaluation qui s'ensuit font partie des achats opérationnels, car il s'agit d'un aspect tactique de l'approvisionnement.
Il existe différentes stratégies d'achat que les entreprises peuvent utiliser. Il n'existe pas de stratégie universelle. Le choix est toujours individuel et dépend de différents facteurs : Parmi ceux-ci, les objectifs de l'entreprise, le secteur dans lequel elle est active, le besoin, le type de produits ou de services à acheter, les relations avec les fournisseurs et la situation du marché. Souvent, il est également judicieux de combiner différentes stratégies, en fonction des besoins et de la situation.
Il est toutefois important de revoir et d'adapter en permanence la stratégie d'achat afin de s'assurer qu'elle réponde à l'évolution des besoins et des défis de l'entreprise.
Stratégie de réduction des coûts
Cette stratégie vise à réduire au minimum les coûts d'achat de biens ou de services. Elle est souvent utilisée lorsqu'une entreprise doit baisser ses dépenses sans compromettre la qualité.
> Réduire les coûts d'achat en négociant des rabais de quantité ou des appels d'offres.
> Utiliser des systèmes d'e-procurement pour augmenter l'efficacité.
> Identifier d'autres fournisseurs pour faire jouer la concurrence et obtenir de meilleurs prix.
Stratégie de qualité
Ici, l'accent est mis sur l'achat de produits ou de services de haute qualité - même si leur prix est plus élevé. Cette stratégie est utilisée lorsque la qualité est déterminante pour le succès de l'entreprise.
> Réaliser des audits de fournisseurs pour le contrôle de la qualité
> Mettre en place des normes de qualité et des certifications afin d'améliorer la satisfaction des clients et l'image de marque.
> Investir dans un programme de formation et sensibilisation des fournisseurs pour améliorer la qualité.
Stratégie de gestion des risques
Cette stratégie vise à minimiser les risques liés à l'achat. Elle est utilisée pour atténuer les événements imprévus tels que les fluctuations de prix et pour rendre la chaîne d'approvisionnement solide et résistante.
> Diversifier la base de fournisseurs afin de réduire le risque de rupture d'approvisionnement.
> Souscrire des assurances contre les ruptures de la chaîne d'approvisionnement.
> Elaborer des plans d'urgence pour faire face aux événements imprévisibles.
Stratégie de durabilité
Cette stratégie prend en compte les aspects environnementaux et sociaux lors de l'achat de produits ou de services. Elle est utilisée pour s'assurer que l'achat est en accord avec les objectifs de durabilité de l'entreprise.
> Évaluer les fournisseurs selon certains critères de durabilité, environnementaux et sociaux.
> Promouvoir les produits écologiques et les fournisseurs qui adoptent des pratiques respectueuses de l'environnement.
> Réduire les déchets d'emballage et baisser les émissions de CO2 grâce à l'optimisation des moyens de transport.
Stratégie de partenariat
La stratégie de partenariat implique le développement de relations à long terme avec les fournisseurs par une collaboration étroite afin d'établir une confiance mutuelle et de garantir un approvisionnement fiable et flexible. Cette stratégie est souvent utilisée lorsqu'il est important d'assurer un approvisionnement continu en produits ou services spécifiques afin d'éviter les pénuries et de garantir la qualité.
> Instaurer des contrats-cadres à long terme et des fournisseurs clés.
> Développer conjointement de nouveaux produits ou processus avec les fournisseurs.
> Echanger des informations et planifier afin d'améliorer la relation avec les fournisseurs.
Stratégie de mondialisation
Cette stratégie se réfère à l'achat international de produits et de services. Les entreprises y ont recours pour profiter des marchés mondiaux, réduire les coûts et encourager l'innovation. Elle accroît la compétitivité et élargit la diversité des produits, mais nécessite une compréhension approfondie des pratiques commerciales internationales, des réglementations douanières, des fluctuations monétaires et des différences culturelles.
> Utiliser les ressources internationales, comme l'accès à une main-d'œuvre, à des matières premières ou à des technologies moins onéreuses.
> Répartir les risques grâce à l'achat de matières premières produites dans différents pays.
> Utiliser des technologies telles que la vidéoconférence pour améliorer la communication globale avec les fournisseurs.
Un approvisionnement efficace se caractérise par des délais de livraison aussi courts que possible, est rentable et contribue à l'amélioration de la qualité - c'est pourquoi il a un impact direct sur la performance globale et la compétitivité d'une entreprise. Dans le monde actuel des affaires en constante évolution, il est donc essentiel d'examiner, de réévaluer et d'optimiser en permanence son processus d'achat et ses activités en matière d'approvisionnement - l'une des tâches principales de l'achat stratégique.
Vous trouverez plus d'informations sur les éléments d'un processus d'achat ainsi que sur leur mise en place dans les PME ou grandes entreprises dans notre guide.
Les coûts d'acquisition sont-ils trop élevés ? Le processus d'achat est-il trop lent ou comporte-t-il des étapes inutiles ? Y a-t-il peut-être des problèmes avec un fournisseur ou les retards sont-ils fréquents ? Les changements au sein de l'entreprise, tels que la croissance ou les restructurations, peuvent également être à l'origine d'un manque de transparence et de directives ou procédures peu claires.
Le benchmarking doit permettre de comparer régulièrement la performance de son propre processus d'achat avec les normes du secteur ou les meilleures pratiques afin d'identifier les potentiels d'amélioration.
Les mesures à prendre dépendent bien sûr toujours du problème sous-jacent. Les possibilités sont les suivantes :
Automatisation
L'introduction d'un système d'achat électronique (système e-procurement) peut aider à automatiser le processus d'achat. Cela permet de réduire les erreurs, de raccourcir le temps de traitement et d'augmenter la transparence du processus d'achat. De plus, un système d'approvisionnement électronique permet de mieux contrôler l'état des commandes et les délais de livraison.
Standardisation
Des processus et des documents standardisés peuvent accroître la cohérence et l'efficacité. Des politiques et procédures d'achat clairement définies, de l'analyse des besoins au suivi des livraisons, permettent également d'optimiser les processus.
Gestion des fournisseurs
En évaluant et en surveillant régulièrement les fournisseurs, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles travaillent avec des fournisseurs fiables et de grande qualité. Cela peut contribuer à réduire les risques et à améliorer la qualité des produits achetés. Une collaboration étroite avec les fournisseurs peut en outre déboucher sur de meilleures conditions et des prestations innovantes.
Gestion des risques et amélioration continue
En identifiant les risques potentiels ainsi que les goulets d'étranglement, les pénuries ou les processus inefficaces, il est possible de prendre des mesures ciblées afin d'optimiser le processus d'achat. Cela peut se faire par exemple par l'introduction de méthodes de lean management ou la mise en œuvre de bonnes pratiques.
Collaboration interne et évolution
Une collaboration étroite avec les parties prenantes internes et une concertation avec les services spécialisés permettent d'identifier les besoins à un stade précoce et d'éviter les goulots d'étranglement en matière de livraison. En outre, une collaboration partenariale avec les fournisseurs peut contribuer à réduire le risque de rupture de stock et à mettre en place une chaîne d'approvisionnement stable et à long terme.
En outre, les collaborateurs du secteur des achats devraient régulièrement améliorer leurs connaissances et compétences professionnelles, car des collaborateurs bien formés peuvent rendre le processus d'achat beaucoup plus efficace.
En résumé, l'optimisation du processus d'approvisionnement est un processus continu qui nécessite une approche globale. En mettant en place des processus efficaces, en utilisant des technologies, en évaluant les fournisseurs et en travaillant en étroite collaboration avec les parties prenantes internes et externes, les entreprises peuvent réduire leurs coûts d'approvisionnement, améliorer la qualité et accroître leur compétitivité.