Catalogue électronique (e-catalogue) » L’alternative électronique au catalogue imprimé
Publié le : 05.01.2022 | Durée de lecture : 7 minutes
Il n'y a pas si longtemps, le catalogue imprimé était le principal moyen de communication et de publicité des entreprises et des sociétés. Qu'il s'agisse de mode, de bijoux, de chaussures, d'électronique ou même de modélisme. Grâce aux dates de parution régulières, de nombreux clients se réjouissaient déjà à l'avance de recevoir le nouveau catalogue. En effet, il était toujours passionnant de voir quelles superbes nouveautés il était possible de découvrir en les feuilletant.
Mais ce n'est pas tout ! Le catalogue a toujours été traité avec soin et, grâce à son emplacement fixe, il était toujours à portée de main. Toutefois, le catalogue imprimé avait aussi ses faiblesses. Avec une large gamme de produits, le catalogue se transforme rapidement en un gros livre dans lequel il était souvent difficile de trouver les produits recherchés. De plus, en raison de leurs énormes coûts de production, les catalogues à grandes pages ont toujours creusé un grand trou dans les budgets publicitaires serrés la plupart du temps.
Autre inconvénient : un catalogue imprimé d'une durée de plusieurs mois ne peut finalement servir que de référence, mais ne peut jamais refléter l'assortiment actuel ou complet de tous les produits. Ou alors, le catalogue contient des groupes de produits qui ne sont absolument pas pertinents pour certains clients de l'entreprise et qui entraînent des erreurs de commande coûteuses. Une situation qui n'est pas acceptable dans le monde des affaires et de l'industrie. C'est pourquoi les catalogues électroniques se sont imposés dans ce domaine. Nous allons expliquer plus en détail dans notre guide ce qu'est exactement un e-catalogue et comment il fonctionne.
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Comme son nom l’indique, il s’agit d’un catalogue électronique. Il s'agit donc d'une liste de toutes les références pouvant être commandées qu'une entreprise propose à un moment donné dans sa gamme de produits. Cette liste ne contient pas seulement les noms des produits et les numéros de référence. Y figurent de nombreux autres contenus tels que les descriptions de produits, les spécifications techniques, les caractéristiques, les images, divers numéros, la disponibilité, les classifications et les structures. Ce sont donc presque les mêmes informations qui sont nécessaires pour remplir une boutique en ligne à partir d'une base de données de produits.
Il est donc relativement simple pour les entreprises qui exploitent leur propre boutique en ligne de mettre à disposition les données granulaires ou les attributs pour un e-catalogue. Mais l'e-catalogue contient encore davantage d'informations. Outre l'expéditeur et le destinataire, la langue spécifique au pays, la période de validité, les conditions contractuelles, les modalités et les prix fixes sont également mentionnés.
Contrairement au catalogue imprimé, l'offre d'un e-catalogue peut être adaptée individuellement aux besoins du client. De plus, l'e-catalogue n'est pas lié à des longueurs de page ou à des formats d'impression. Ainsi, les e-catalogues peuvent présenter bien plus de contenus qu'un catalogue imprimé ne pourrait jamais le faire. Toutefois, le fichier à transmettre est relativement volumineux.
Pour l'échange standardisé de données de catalogue, l'association allemande de gestion des matériaux, d'achat et de logistique (BME) a initié un format uniforme. Il est le résultat d'une collaboration entre des entreprises allemandes de premier plan, l'Institut Fraunhofer et l'Université de Duisbourg-Essen. La première version du format BMEcat a été publiée dès 1999 et est largement utilisée dans les pays germanophones. Le BMEcat est basé sur le langage de balisage Extensible Markup Language (XML) et peut donc être lu aussi bien par des personnes que par des machines. Les autres formats de données utilisés pour le e-catalogue sont CSV et CIF. Si nécessaire, des formats tels que TXT, XLS ou Datanorm sont également possibles.
Afin de mieux illustrer la structure pratique et interne d'un e-catalogue, notre équipe eProcurement a créé un "e-catalogue de démonstration" ne contenant qu'un seul article. Ce e-catalogue peut être téléchargé à des fins d'examen ou de test.
Notre conseil pratique : Catalogue au format PDF en ligne
Dans la pratique, un catalogue imprimé est aussi souvent mis à disposition sous forme de PDF interactif. Cela présente le grand avantage de pouvoir mettre un catalogue à la disposition des clients intéressés même si la version imprimée n'est plus disponible.
Pour ce faire, il suffit d'utiliser les données d'impression finales du support publicitaire imprimé. Les clients peuvent ensuite soit télécharger ces catalogues virtuels, soit les feuilleter en ligne en cliquant dessus. Toutefois, ces catalogues n'ont rien à voir avec l'e-catalogue décrit ci-dessus, qui sert de solution commerciale pour l'e-procurement.
Tout comme OCI/Punchout ou Smart Procure, l'e-catalogue est idéal pour réduire les coûts du processus d'approvisionnement. Toutefois, le destinataire ou les clients B2B doivent disposer d'un système ERP (Enterprise Resource Planning), c'est-à-dire d'un système d'approvisionnement en marchandises. Il est alors possible d'accéder aux produits du fournisseur à l'aide de l’e-catalogue.
Peu importe que le système ERP des entreprises clientes fonctionne en interne ou qu'il soit utilisé par un système externe d'un prestataire de services.
Si le système de commande ne supporte pas l'interface OCI ou si l'interface OCI ne doit pas être utilisée en raison de directives internes à l'entreprise, il est possible d'importer un e-catalogue.
Contrairement à une commande en ligne, où l'on accède à une boutique externe, les processus de commande des entreprises clientes se déroulent en interne. Par conséquent, les politiques d'achat et les scénarios de validation existants peuvent être utilisés de manière transparente.
Nous aimerions vous présenter les principaux avantages d'un catalogue électronique tel que l'e-catalogue Conrad :
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L'exclusion de groupes de marchandises permet de créer un catalogue personnalisé.
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La classification peut se faire par groupe de produits dans les codes eClass/UNSPSC ou par marque, prix et code de danger.
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Les prix fixes garantissent à nos entreprises clientes une grande sécurité de planification dans le processus d'approvisionnement.
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L'adoption de conditions personnalisées est possible sans problème.
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Des intervalles de mise à jour spécifiques aux clients, comme par exemple tous les six mois, sont réalisables à tout moment.
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Grâce aux différents formats, une intégration rapide et simple dans l'univers système du client est possible.
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Les fonctions de recherche au sein de l'e-catalogue facilitent la sélection des produits et accélèrent le processus de commande.
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Les formats de catalogue identiques (par ex. BMEcat) permettent d'éviter les ruptures de médias et les problèmes de compatibilité.
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La présentation transparente de l'ensemble du processus d'achat est vérifiable 24 heures sur 24.
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La gestion numérique est simple et permet des transactions en peu de temps.
1. Un e-catalogue individuel est créé à partir des bases de données de produits.
2. Le e-catalogue est transféré dans le système ERP de l'entreprise cliente.
3. Les acheteurs ont désormais accès aux produits du fournisseur définis au préalable.
4. Des demandes d'achat individuelles, par exemple par service, peuvent être créées.
5. Les processus de validation internes à l'entreprise et qui fonctionnent bien restent inchangés.
6. Transfert de la commande validée au fournisseur.
7. Traitement de la commande et livraison des marchandises.
Tout comme pour les autres solutions d'eProcurement, il faut d'abord établir un contact personnel.
Pour cela, nous avons conçu un formulaire de contact, dans lequel vous pouvez saisir les informations les plus importantes.
Une fois le formulaire reçu, notre équipe commerciale prendra contact avec vous et répondra à toutes les questions en suspens lors d'un entretien personnel.
Lorsque tous les points auront été clarifiés, nous exporterons et mettrons à disposition l'e-catalogue conformément à vos instructions.
Important :
Même si l'e-catalogue de Conrad Electronic est gratuit, sa mise en oeuvre dans votre système de commande peut engendrer des coûts non négligeables. Surtout si le système de commande utilisé n'est pas interne à l'entreprise mais externe, chez un prestataire de services.
Au moment de la création du e-catalogue, tous les produits actuels, y compris les prix, sont fixes dans le fichier.
Comme rien ne peut être modifié par la suite, les spécialistes parlent également d'un catalogue statique.
Or, il y a deux points qui sont d'une importance capitale pour l'achat de marchandises : le stock et la disponibilité !
C'est pourquoi il existe la possibilité de demander ces valeurs quasiment en temps réel à l'aide d'une interface API (Application Programming Interface) à installer.
Il est sinon également possible d'importer un fichier FEED mis à jour quotidiennement dans l'e-catalogue et d'obtenir ainsi des informations actuelles sur la disponibilité.
L'e-catalogue représente en principe une liste numérique de produits pouvant être commandés. Les données du catalogue sont créées par le fournisseur et insérées dans le système d'approvisionnement du client. Ainsi, les processus d'achat existants et vécus, les flux de validation et les mécanismes de contrôle peuvent continuer à être utilisés sans modification.
Mais comme il n'y a pas d'actualisation automatique, les données doivent être régulièrement mises à jour manuellement en cas de modifications, d'adaptations ou d'extension de l'assortiment. Cela représente un travail manuel important pour les services Achats concernés.