Smart Procurement » Approvisionnement électronique pour petites & moyennes entreprises
Publié le : 20.12.2021 | Durée de lecture : 5 minutes
L'achat et l'approvisionnement de matériel au sein de l'entreprise sont coûteux et nécessitent des ressources non négligeables en temps et en personnel. Nous l'avons déjà expliqué en détail dans notre guide sur les processus d'approvisionnement. De plus, une logistique et un stockage importants sont toujours nécessaires dans les entreprises afin que la chaîne d'approvisionnement (supply chain) vers le client ne soit pas interrompue. L'e-procurement ou l'approvisionnement électronique se présente comme une solution adaptée à ce défi.
Ce qui semble compliqué au premier abord est en réalité très simple et permet de réaliser de réelles économies. En effet, l'e-procurement permet en principe de simplifier et d'accélérer toutes les activités liées à l'achat de matériel.
Le terme "e-procurement" a toutefois un effet plutôt dissuasif au prime abord, surtout pour les petites et moyennes entreprises. En particulier lorsque les activités nécessaires à l'achat sont effectuées depuis des décennies de manière analogique sur papier ou avec des listes Excel. Afin d'être parfaitement préparées pour l'avenir, les petites entreprises devraient absolument introduire la numérisation de l'approvisionnement en marchandises. Avec Conrad Smart Procurement (CSP), nous avons trouvé une solution parfaite que nous souhaitons vous présenter plus en détail.
Autres guides relatifs aux thèmes e-procurement
Conrad Smart Procure (CSP) est la solution optimale pour optimiser vos processus d'approvisionnement ou l'achat de biens et services. CSP a été développé pour les entreprises, les sociétés et les institutions qui travaillaient jusqu'à présent de manière plutôt analogique. Par conséquent, ces entreprises ne disposent ni d'un système ERP pour la planification des ressources ni d'un logiciel de commande numérique.
Mais ce que l'on trouve dans presque tous les bureaux d'entreprise, ce sont des ordinateurs avec un accès à Internet. Mais les ordinateurs portables, les tablettes ou même les smartphones connectés à Internet sont également adaptés à Conrad Smart Procure. Il n'est donc pas nécessaire d'investir dans des logiciels ou des systèmes informatiques onéreux pour pouvoir profiter de la valeur ajoutée de Conrad Smart Procure.
Sans frais supplémentaires, nos entreprises clientes participantes bénéficient d'une solution de catalogue numérique qui leur permet d'accéder 24 heures sur 24 à l'ensemble de l'assortiment en ligne de Conrad Electronic, qui ne cesse de croître. L'affichage des prix individuels, des prix dégressifs et de la disponibilité se fait en temps réel grâce à la connexion dynamique.
Afin de pouvoir utiliser Conrad Smart Procure, vous devez tout d’abord nous contacter. Un formulaire spécial est prévu à cet effet, dans lequel vous pouvez sélectionner la solution d'e-procurement adéquate, après avoir saisi quelques données personnelles. En effet, outre Conrad Smart Procure pour les entreprises ne disposant pas de leur propre logiciel d'approvisionnement, nous proposons d'autres solutions d'approvisionnement intéressantes. Après l'envoi, nos experts en e-procurement prennent contact avec vous. Lors de cet entretien, les faits les plus importants, tels que les limites d'assortiment, les adresses de livraison et de facturation, sont immédiatement abordés. Mais la désignation et les fonctions des différents utilisateurs (User) sont également définies lors de cet entretien.
Définir les utilisateurs
Au sein de la technologie Conrad Smart Procure, il existe trois groupes d’utilisateurs différents :
Admin : Un administrateur peut créer des utilisateurs (User), attribuer des budgets, définir les adresses de livraison et créer des évaluations.
Décideurs : Les décideurs valident si nécessaire les commandes des utilisateurs qui dépassent le budget de l'utilisateur concerné.
User : Les utilisateurs peuvent passer des commandes et organiser des livraisons de manière autonome dans le cadre de leur budget.
En complément des comptes utilisateurs individuels, il est également possible de créer des groupes d'utilisateurs au choix avec des autorisations individuelles et un cercle de personnes clairement défini (p. ex. le service des achats).
Sur la base de cet entretien, nous mettons ensuite en place pour nos entreprises clientes la boutique OCI absolument nécessaire à l'utilisation de Smart Procurement.
OCI est l'abréviation d'Open Catalog Interface et représente une interface standardisée pour l'échange électronique de données de catalogue.
Mise en place de la boutique OCI
La boutique OCI est alors exactement adaptée aux besoins et aux exigences de chaque entreprise utilisatrice. De plus, l'interface utilisateur de la boutique OCI est fortement inspirée du site en ligne Conrad, ce qui permet une utilisation intuitive.
Toutefois, seuls les groupes d'articles pertinents pour le service Achats et définis au préalable peuvent être consultés par les utilisateurs. Les produits souhaités sont ensuite placés comme d'habitude dans le panier.
Lors du transfert du panier, les données relatives aux produits sélectionnés sont alors transférées de la boutique OCI vers le système Smart Procure.
La commande des produits ou leur validation éventuelle s'effectue ensuite dans le système Smart Procure, conformément aux directives de l'entreprise.
Accès test à Smart Procure pour les indécis
Les indécis peuvent demander un accès test si nécessaire. Les entreprises ont ainsi la possibilité d'essayer en interne toutes les procédures de commande, y compris les autorisations, à l'aide d'un catalogue test et de former le personnel des achats au système. Durant cette phase, les personnes participantes apprécieront très vite les avantages et le gain de temps de la solution d'e-procurement basée sur un navigateur. Lorsque les processus de commande et le scénario de validation fonctionnent efficacement et sans problème, il est possible de passer du système test à un système opérationnel.
La mise en place de Smart Procurement offre de nombreux avantages aux petites et moyennes entreprises, aux exploitations, aux organisations et aux sociétés. Nous avons brièvement résumé pour vous les faits les plus importants :
- Conrad Smart Procure permet une connexion au système par navigateur sans frais supplémentaires.
- Les utilisateurs ont accès 24 heures sur 24 à l'assortiment validé de Conrad Electronic.
- La disponibilité des produits consultés est indiquée en temps réel.
- Il n'y a pas de frais de licence ni de durée de contrat.
- Les comptes sont adaptés aux procédures et aux structures existantes dans l'entreprise.
- Les adresses de livraison peuvent être attribuées individuellement et de manière flexible.
- Les groupes de marchandises pouvant être commandés, définis au préalable, empêchent les achats non autorisés.
- Les autorisations de commande et les limites budgétaires sont définies avec précision.
- Un aperçu transparent des commandes en cours est possible à tout moment.
- Grâce à la numérisation du processus de commande, les factures/avoirs sont automatiquement mis à la disposition de votre service Comptabilité ou immédiatement facturés.
- Des statistiques complètes permettent d'établir des évaluations pertinentes sur le comportement de commande de chaque utilisateur.
- Grâce à l'achat électronique autonome, les coûts relatifs au processus d'approvisionnement sont réduits et il est possible de réagir rapidement et de manière flexible en cas de besoin urgent de pièces.
Digitalisierung sowie digitale Transformation ist nicht La digitalisation et la transformation numérique ne sont pas l'apanage des groupes internationaux et des grandes entreprises. Les petites et moyennes entreprises ne doivent pas non plus se fermer à la numérisation et à la transformation numérique. Le développement et l'innovation continus seront également nécessaires à l'avenir pour s'imposer sur le marché et maintenir la performance de la chaîne de création de valeur interne de l'entreprise. Pour cela, il faut disposer de la technologie nécessaire et d'un partenaire solide avec lequel vous pouvez développer en permanence l'automatisation dans votre entreprise. Avec nos solutions Smart Procurement individuelles, nous offrons à nos clients les meilleures conditions pour y parvenir.