OCI/PunchOut » La solution e-Procurement pour votre système de gestion de marchandises
Publié le : 21.12.2021 | Durée de lecture : 5 minutes
Quand on parle d'e-procurement, c'est-à-dire d'achat électronique, le terme OCI ou OCI-Shop est toujours évoqué tôt ou tard. Dans ce contexte, il est également question de PunchOut et de systèmes ERP. Les professionnels savent alors immédiatement ce que signifient ces abréviations et ces termes techniques. En effet, ces termes font partie de leur vocabulaire quotidien au bureau. En outre, ces spécialistes ont également de vastes connaissances sur le déroulement des processus et les liens entre une boutique en ligne OCI et l'ERP spécifique à l'utilisateur.
On oublie souvent que les personnes moins bien informées peuvent très vite ne plus suivre ces sujets. C'est pourquoi nous souhaitons examiner d'un peu plus près les termes techniques OCI et PunchOut mentionnés ci-dessus et expliquer les liens entre eux.
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En tant que particulier, tout le monde a déjà visité une boutique en ligne et y a fait des achats. C'est en principe assez simple car les exploitants de boutiques en ligne s'efforcent toujours de nous faciliter les achats. Ce qui se passe sans problème dans la vie privée n'est malheureusement pas toujours aussi simple dans la vie professionnelle. En effet, dans les entreprises, les administrations, les écoles et autres institutions, il existe des processus d'achat prescrits qui doivent être strictement respectés.
De plus, les entreprises utilisent encore très souvent des systèmes de gestion des marchandises ou des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) internes pour la planification des achats. OCI a été développé pour relier une plateforme en ligne d'offres de marchandises à un système ERP.
OCI est l’abréviation d’Open Catalog Interface, c’est-à-dire une interface de catalogue ouverte.
En d'autres termes, l'Open Catalog Interface désigne une norme concrètement définie pour l'échange d'informations sur les produits.
A l'origine, OCI a été développé par l'éditeur de logiciels SAP pour permettre la commande de produits proposés sur des sites web externes via le système de gestion des marchandises SAP.
La norme OCI n'est toutefois pas nécessairement liée à SAP. Outre SAP, une connexion OCI est possible de manière standard dans tous les systèmes ERP courants.
L'accès à un catalogue de produits externe à partir de son propre système ERP est souvent appelé "punchout". Dans le langage courant, les deux termes (OCI et Punchout) sont toujours utilisés indifféremment.
Pour qu'une entreprise cliente puisse accéder aux informations d'un catalogue de produits via OCI Punchout, les futurs utilisateurs et le fournisseur de produits doivent se mettre d'accord brièvement au préalable. Nous avons résumé ici les points les plus importants :
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Le système ERP déjà en place chez le client (SAP Ariba, Coupa, Oracle, Jaegger, Zycus ou un système comparable) doit accepter la connexion OCI.
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L'URL de la boutique en ligne, les données de connexion et l'adresse de retour pour la transmission de la commande (panier compatible OCI) doivent être enregistrées dans le système ERP.
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Le format et la classification des produits pouvant être commandés doivent être compatibles avec les groupes de marchandises du système ERP spécifique du client (UNSPSC ou eClass).
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Chaque client peut choisir ou définir individuellement et spécifiquement pour son entreprise l'assortiment présenté dans la boutique OCI.
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Les coûts afférents éventuels doivent être clarifiés avec le client si un prestataire de services est utilisé pour le système ERP.
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Important ! Une personne doit être désignée de part et d'autre pour répondre à d'éventuelles questions ou pour échanger des informations importantes.
Lorsque tous les points ont été clarifiés, le fournisseur de produits met en place une boutique OCI conformément aux exigences du client. Le graphique ci-dessous illustre le processus de commande Punchout :
Pour une meilleure vue d'ensemble, un seul utilisateur ERP est représenté. Plusieurs utilisateurs peuvent cependant accéder en parallèle à la boutique OCI.
1. L'utilisateur veut déclencher une commande de marchandises dans le système ERP interne à l'entreprise.
2. Punchout du système ERP vers la boutique OCI avec connexion automatique.
3. Dans la boutique OCI, les produits sélectionnés sont placés dans le panier.
4. Le panier OCI est repris par échange électronique de données (EDI) dans le système ERP.
5. Dans le système ERP, une commande est générée selon les prescriptions internes de l’entreprise.
6. La commande est transmise en retour à l'exploitant de la boutique OCI.
7. La commande est traitée, la marchandise est livrée et une facture est établie.
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Le grand avantage de l'e-procurement par Punchout réside d'une part dans le fait que les utilisateurs ont accès à l'assortiment complet du fournisseur. D'autre part, le propre système de gestion des marchandises n'est pas inutilement surchargé par des données de produits superflues provenant de la boutique du fournisseur.
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Le catalogue OCI ou la boutique OCI disponibles peuvent être structurés selon les groupes de marchandises, les codes eClass/UNSPSC, les marques, les prix ou d'autres caractéristiques, à la demande du client.
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L'exclusion de groupes de marchandises permet d'éviter de manière fiable les achats non autorisés.
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Les prix, les remises actuelles et les annonces de disponibilité se font en temps réel grâce à la connexion OCI.
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Grâce à la reprise du panier dans la boutique OCI, les processus de commande et de validation déjà existants et vécus dans l'entreprise peuvent être utilisés de manière transparente.
Les deux systèmes d'eProcurement sont utilisés dans le e-business ou le e-commerce. Si l'entreprise ne dispose pas de son propre outil ERP, mais seulement d'un navigateur Internet, la solution Smart Procure s'impose comme interface.
Dans ce cas, les utilisateurs accèdent certes aussi à une boutique OCI, mais le panier n'est pas retransmis à l'utilisateur. Au lieu de cela, le panier est repris par le système Smart Procurement. Les utilisateurs peuvent toutefois agir directement sur le système Smart Procurement afin de générer une commande conforme à l'entreprise, y compris selon les directives de validation. Vous trouverez de plus amples informations sur ce thème dans notre guide Smart Procurement.
Toutefois, si les entreprises clientes ont déjà mis en place leur propre système d'e-procurement et l'utilisent de manière intensive, l'intégration des données produits d'une boutique en ligne externe via une interface OCI serait certainement une meilleure solution.
À une époque où tout va de plus en plus vite, les sociétés et les entreprises doivent elles aussi s'adapter de plus en plus rapidement à la situation actuelle du marché. Cela concerne d'une part les fournisseurs et d'autre part les entreprises clientes. De nombreux processus, comme l'achat de marchandises et de services, doivent être standardisés en interne et automatisés par voie électronique. Cela permet d'économiser un temps précieux et de libérer des ressources humaines pour d'autres tâches. Mais pour que le système interne ne soit pas surchargé par d'énormes quantités de données de catalogue provenant de la boutique du fournisseur, l'accès aux catalogues externes via une interface OCI est la solution parfaite.