SRM » Réussir la gestion des relations fournisseurs
Publication : 07.02.2022 | Durée de lecture : 6 minutes
Ceux qui travaillent dans de petites entreprises artisanales savent en général très bien où se procurer les marchandises dont ils ont besoin. La qualité et le prix doivent être corrects et les marchandises commandées doivent être disponibles à la date indiquée. C'est pourquoi les artisans ont généralement un interlocuteur dédié chez leur fournisseur, avec lequel ils collaborent volontiers et souvent. Mais ce qui fonctionne bien à petite échelle devient généralement difficile à grande échelle. En effet, dans les entreprises, les administrations ou les sociétés, plusieurs personnes sont souvent chargées de l'approvisionnement et du suivi des fournisseurs. Parallèlement, le nombre de fournisseurs différents est beaucoup plus élevé. Pour garder une vue d'ensemble dans ce domaine, de nombreuses entreprises et exploitations travaillent avec un système SRM. Nous vous expliquons volontiers de quoi il s'agit exactement et quels sont les avantages d'un système SRM.
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SRM est l'acronyme de Supplier Relationship Management, ce qui signifie Gestion de la relation fournisseurs. C'est-à-dire l'organisation des différentes relations d'une entreprise avec ses fournisseurs respectifs. La SRM fait donc partie intégrante de la gestion de la chaîne d'approvisionnement (Supply Chain Management). La mission de la gestion de la chaîne d'approvisionnement est en fin de compte de garantir et de maintenir la chaîne d'approvisionnement (supply chain) interne à l'entreprise.
Un système SRM est un outil essentiel permettant de gérer de nombreux fournisseurs tout en traitant chaque fournisseur individuellement. Il existe à présent sur le marché des solutions logicielles plus ou moins complètes qui aident les entreprises à enregistrer et à évaluer toutes les données sur leurs fournisseurs.
Les autres avantages sont les processus automatisés, un environnement de données intégré, une archive digitale pour les documents avec accès centralisé et une meilleure communication avec les fournisseurs.
Quelques systèmes proposent en solution tout-en-un également une connexion e-procurement pour les fournisseurs. Ainsi, dans une entreprise, toute la chaîne de création de valeur, du fournisseur au client final, peut être analysée de façon continue et optimisée si nécessaire.
Les objectifs de la gestion de la relation fournisseurs sont à la fois différents et variés. De plus, les objectifs peuvent aussi varier légèrement d'une entreprise à l'autre. Dans la plupart des cas, il s'agit toutefois d'optimiser les processus existant entre les fournisseurs et l'entreprise. Dans l'idéal, il en résulte une situation gagnant-gagnant dont profitent les deux parties. Ainsi, La gestion de la relation fournisseur est donc comparable à la gestion de la relation client (CRM, Customer Relationship Management), qui consiste à optimiser les processus entre une entreprise et ses clients (customer).
Pour pouvoir mettre en œuvre une gestion pertinente des relations avec les fournisseurs, il faut évaluer les différents fournisseurs et leurs performances. En fonction des résultats de l'évaluation et des chiffres clés, les fournisseurs sont ensuite classés en fonction de leur importance pour l'entreprise.
Les fournisseurs ayant des produits uniques et des relations à long terme avec l'entreprise ont une importance toute particulière pour la gestion des relations avec les fournisseurs. En effet, un échange constant d'informations avec ces fournisseurs est extrêmement important pour améliorer sans cesse la qualité des produits fabriqués ou des services.
D'autres objectifs importants de la gestion des relations avec les fournisseurs sont le développement, l'alignement et l'optimisation des processus commerciaux opérationnels, qui sont finalement alignés sur les objectifs de l'entreprise. Lors de la mise en œuvre des objectifs SRM, il est essentiel d'impliquer tous les services concernés tels que les achats, la logistique, l'assurance qualité ou le développement et, si nécessaire, les fournisseurs requis.
Différents fournisseurs ont une influence plus ou moins importante sur la rentabilité organisationnelle d'une entreprise. Dans une entreprise qui produit des électropompes, par exemple, le fournisseur de vis pour le boîtier en acier inoxydable joue généralement un rôle secondaire. En effet, en cas de besoin, les vis peuvent être achetées auprès de différentes sources dans la même qualité et au même prix. Dans ce cas, l'investissement en temps pour une relation toujours bonne avec le fournisseur sera plutôt faible.
Il en va autrement des moteurs électriques. Surtout si les entraînements électriques proviennent d'un fabricant qui a conçu et fabriqué les moteurs spécialement pour les pompes. Par conséquent, le fabricant de moteurs est un fournisseur stratégiquement important pour le fabricant de pompes. Dans la plupart des cas, il existe des contrats de livraison de longue durée qui permettent aux deux parties de limiter les risques en termes de ventes et de sécurité d'approvisionnement. Dans le cadre d'une communication ouverte, le fabricant de pompes transmettra au fabricant de moteurs toutes les informations relatives aux moteurs. Si les défauts ou pannes s'accumulent, ces informations sont importantes pour que le fournisseur de moteurs puisse éliminer les éventuels points faibles et améliorer ainsi la qualité du produit.
Mais il est également judicieux d'associer le fabricant de moteurs à la planification stratégique lors de la conception de nouvelles pompes. Celui-ci peut ainsi s'impliquer activement grâce à sa longue expérience et s'occuper en même temps du développement des moteurs adéquats. Mais cela ne fonctionne que si le management gère la relation avec le fournisseur sur une base de partenariat.
L'objectif d'une solution SRM est d'aider le service des achats à s'approvisionner et de lier le fournisseur à l'entreprise. Pour ce faire, les données d'achat, les données d'adresse et de base, la correspondance et d'autres informations sont rassemblées dans une base de données centrale. On peut se représenter les processus dans cette base de données comme une roue dans laquelle les fournisseurs effectuent un passage à intervalles réguliers. Ce processus est également appelé "Supplier Lifecycle Management" (Gestion du cycle de vie des fournisseurs) et se compose des étapes suivantes :
Onboarding / Entrée
L'entrée dans la gestion du cycle de vie peut se faire soit à la demande des Achats, soit par une candidature du fournisseur.
Qualification
Lors de la qualification, on vérifie si le fournisseur et la gamme de produits proposée conviennent à son entreprise.
Gestion de contrat
Le contrat de fournisseur définit les conditions d'achat et tous les accords relatifs à la collaboration opérationnelle.
Evaluation des fournisseurs
Pour l'évaluation continue des fournisseurs, les quantités livrées, le prix, la qualité, le respect des normes, la capacité de livraison et la fiabilité, entre autres, jouent un rôle important.
Classification
Les fournisseurs sont classés en fonction de leur évaluation et de leur importance pour l'entreprise elle-même.
Gestion des risques
Parmi les points d'évaluation figurent notamment la solvabilité, le risque de défaillance et également les conditions de reprise.
Offboarding / Sortie
Si l'évolution du fournisseur n'est pas satisfaisante, cela peut conduire à l'abandon (offboarding) du fournisseur.
Qualification
Gestion de contrat
Evaluation des fournisseurs
Classification
Gestion des risques
La gestion des tâches nécessaires résulte de l'examen régulier du statut des fournisseurs. La tâche la plus importante est sans doute l'entretien régulier avec les fournisseurs. Les conditions actuelles y sont discutées, les éventuelles pistes d'amélioration sont évoquées et de nouveaux accords sont négociés. Même pour les sujets difficiles, les données collectées par le système SRM sont extrêmement utiles et constituent une base solide pour les négociations.
L'utilisation d'un système SRM offre aux responsables de l'approvisionnement un très grand potentiel de réduction des coûts et d'augmentation de la rentabilité. Pour pouvoir exploiter les potentiels existants, une collaboration intensive et partenariale avec les fournisseurs est absolument nécessaire.
La gestion des relations est particulièrement importante pour les achats stratégiques ou les fournisseurs stratégiques. C'est pourquoi il faut évaluer très précisément quel fournisseur présente une importance pour la stratégie de son entreprise et quel engagement doit être investi dans la relation avec le fournisseur. Ce n'est qu'alors que les ressources disponibles peuvent être utilisées de manière optimale. Et le plus important : plus les relations avec les fournisseurs sont intensives, plus il est facile de trouver des solutions simples et rapides lorsque quelque chose ne va pas dans l'entreprise.