Gestion de l’approvisionnement » Assurer le succès de l'entreprise grâce à une bonne stratégie d'achat !
Publié le : 18.01.2022 | Durée de lecture : 8 minutes
Dans les associations, les institutions ou même dans la sphère privée, des événements sont parfois prévus. Des réunions sont organisées à l'avance pour planifier l'achat du matériel nécessaire. Il est alors facile de voir quelles personnes ont un talent prononcé pour l'organisation et l'approvisionnement. Ces personnes sont également idéales pour les achats en entreprise. En effet, ce qui se fait généralement à petite échelle dans la sphère privée se pratique dans les entreprises à une toute autre échelle. Mais là aussi, les moyens financiers disponibles doivent être utilisés de manière judicieuse et efficace. En effet, de mauvaises décisions en matière d'approvisionnement commercial peuvent, dans le pire des cas, mettre en péril la chaîne d'approvisionnement vers le client (supply chain). Pour éviter de telles erreurs, de nombreuses entreprises s'offrent un système de gestion de l'approvisionnement. Nous nous ferons un plaisir de vous expliquer ce qui se cache derrière ce terme et de vous montrer le potentiel d'économies qu'offre la gestion des achats.
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En termes simples, on peut dire que la gestion de l'approvisionnement ou supply management est responsable de l'approvisionnement d'une société, d'une administration ou d'une entreprise. L'approvisionnement ne concerne pas uniquement les biens matériels. Les services, les informations et le capital peuvent ou doivent également être fournis en cas de besoin. La gestion de l'approvisionnement est donc le point central où sont prises toutes les décisions relatives à l'approvisionnement. Les personnes qui prennent les décisions évaluent toujours la situation actuelle du marché et font la part des choses entre les coûts et les avantages.
La gestion des risques fait partie intégrante de la gestion de l'approvisionnement. C'est ici que l'on décide si un fournisseur national, dont la qualité et la capacité de livraison sont garanties, peut être remplacé par un fournisseur actif au niveau international. L'expérience montre que les fournisseurs actifs au niveau mondial sont nettement moins chers, mais que leur savoir-faire, leur qualité et leur capacité de livraison présentent souvent des risques.
Pour trouver des fournisseurs, les grandes entreprises ou les autorités ont recours à de vastes appels d'offres sur des portails spéciaux. Les processus d'adjudication qui s'ensuivent permettent alors de sélectionner les meilleurs fournisseurs pour l'entreprise.
Une autre tâche importante dévolue à la gestion de l'approvisionnement est le contrôle de gestion. L'analyse précise des processus et procédures existants permet de vérifier avec exactitude quelles optimisations et économies en termes de coûts sont encore possibles.
Mais la négociation des prix et des remises ainsi que la passation de contrats avec les fournisseurs font également partie des tâches importantes de la gestion de l'approvisionnement.
L'objectif principal et la tâche essentielle est la sécurité de l'approvisionnement de son entreprise en biens et services de qualité. Ainsi, c'est la seule solution pour maintenir le bon fonctionnement de l'entreprise et la qualité des marchandises produites pour le client. Les autres objectifs secondaires sont les suivants :
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Optimisation des frais de gestion relatifs au stockage et à la logistique.
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Analyse et optimisation des processus d’achat existants.
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Mener des analyses détaillées des besoins et des analyses du marché de l'approvisionnement.
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En déduire les stratégies d'approvisionnement.
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Réaliser des évaluations des fournisseurs et procéder à la sélection des fournisseurs.
Tous ces objectifs abordés peuvent finalement être résumés en un seul point : Améliorer le rapport coûts/bénéfices pour l'entreprise.
Pour pouvoir atteindre les objectifs précités, dans la gestion de l'approvisionnement on parle d'approvisionnement stratégique et d'approvisionnement opérationnel. Ces deux domaines se différencient nettement dans leurs tâches.
Approvisionnement stratégique
La gestion de l'approvisionnement stratégique s'aligne sur les objectifs à moyen et long terme d'une entreprise. Elle consiste à développer des stratégies appropriées pour déterminer dans quelle mesure des biens matériels et des services sont nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. L'analyse des besoins et du marché d'approvisionnement ainsi que l'organisation des fournisseurs font notamment partie de ces stratégies. Des décisions "make or buy" sont également prises pour déterminer quels composants doivent être fabriqués en interne ou être achetés. Toutes les décisions sont toujours prises en tenant compte de la qualité requise, de la disponibilité et d'une évaluation des risques afin de ne pas dégrader la chaîne de création de valeur interne à l'entreprise. Un contrôle de gestion étendu permet de vérifier les procédures actuelles afin de pouvoir prendre des contre-mesures si nécessaire.
Approvisionnement opérationnel
La gestion de l'approvisionnement opérationnel est chargée de la mise en œuvre des processus d'approvisionnement au sein de l'entreprise. Contrairement à l'approvisionnement stratégique, qui peut également être planifié à plus long terme, l'approvisionnement opérationnel doit en partie pouvoir agir à court terme et rapidement. En cas de dysfonctionnement dû à une machine ou une installation défectueuse, les pièces de rechange nécessaires doivent être demandées le plus rapidement possible à un fournisseur adéquat.
Mais les produits destinés au fonctionnement, à l'entretien et à la maintenance doivent également pouvoir être achetés en temps voulu. Pour les fournitures régulièrement nécessaires à la production ou encore les fournitures de bureau et les outils sujets à l'usure, la gestion opérationnelle doit accorder une attention accrue à la quantité disponible, à la capacité de stockage, à la provenance, au délai de livraison, au prix et à la qualité.
Les achats stratégiques et opérationnels d'une entreprise travaillent main dans la main pour que tous les biens et services nécessaires soient disponibles dès que nécessaire. Les quantités achetées doivent toutefois être gérées de manière à ce que le capital disponible de l'entreprise ne soit pas inutilement immobilisé par des marchandises qui restent ensuite longtemps en stock sans être exploitées.
Les ressources stratégiques, également appelées pièces A et B, représentent une grande partie du volume d'achat. Malgré cela, ils sont généralement fournis par un nombre restreint de fournisseurs. Il en va différemment des fournitures opérationnelles, également appelées pièces C. En raison du grand nombre de produits différents, un nombre correspondant de fournisseurs différents est nécessaire. Si, en plus, des fournisseurs proposant des gammes similaires sont référencés, trouver le bon produit ou le fournisseur adéquat devient une tâche fastidieuse pour le service des achats. En outre, le processus d'achat interne à l'entreprise doit non seulement vérifier les besoins et sélectionner les fournisseurs, mais aussi respecter les directives de validation et effectuer la passation et le traitement des commandes.
Achats non conformes (Maverick buying)
Comme les pièces C sont généralement des besoins soudains et irréguliers, les employés ou les services agissent souvent de leur propre chef. Ils prennent l'initiative d'acheter sans tenir compte des processus d'approvisionnement internes à l'entreprise. Ces achats non conformes (maverick buying) ne résultent pas d'une intention malveillante, mais sont souvent liés aux contraintes de délais ou à l'ignorance.
Afin d'accélérer le processus d'achat officiel et d'augmenter la transparence et la mesurabilité des processus, il existe différentes solutions d'achat assisté par voie électronique avec OCI/Punchout, Smart Procurement ou encore l'e-catalogue. Grâce à l'attribution de budgets et de droits de validation dans le système e-procurement, les employés des différents services ont alors également la possibilité d'acquérir rapidement les pièces C dont ils ont besoin en urgence, tout en respectant les directives d'achat.
L'analyse ABC permet entre autres de répartir tous les produits nécessaires à une entreprise en trois classes. La classification se base d'une part sur la diversité des produits et d'autre part sur la valeur des marchandises achetées. Les pourcentages indiqués dans le tableau sont des valeurs indicatives qui peuvent varier légèrement dans l'entreprise.
Répartition ABC des biens achetés
| Pièces A | Faible diversité de produits Coûts d'achat élevés |
10% des produits représentent 80% du volume d’achat |
| Pièces B | Diversité moyenne de produits Coûts d'achat moyens |
40% des produits représentent 15% du volume d’achat |
| Pièces C | Grande diversité de produits Coûts d'achat faibles |
50% des produits représentent 5% du volume d’achat |
Avec leurs faibles coûts d'approvisionnement et leur faible volume d'achat, les pièces C ne sont pas forcément remarquables dans la gestion des matériaux.
Pourtant, c'est là que se trouve le plus grand potentiel d'économies pour la gestion de l'approvisionnement. En effet, les frais de gestion pour l'achat de pièces C (environ 80%) sont souvent plusieurs fois supérieurs à la valeur réelle de la marchandise (environ 20%) de l'article à acheter.
Une solution d'e-procurement adaptée à l'entreprise et la concentration des fournisseurs potentiels réduisent les coûts de processus et créent ainsi un énorme potentiel d'économies. Ce processus est également appelé "Tail Spend Management" par les spécialistes.
Répartition des biens stratégiques et opérationnels
Pièces A et B
Pièces C
Dans son travail quotidien, la gestion de l'approvisionnement agit toujours dans un contexte de contraintes entre la sécurité de l'approvisionnement [Security of supply] (1), la concurrence des prix/sélection des fournisseurs [Supplier selection] (2) et la rentabilité [Cost efficiency] (3).
Le grand art consiste à trouver le "juste milieu" entre les extrêmes des différents points de repère.
Ce n'est pas toujours facile. En effet, selon la situation, la base sur laquelle les décisions du moment sont prises peut toujours se déplacer vers l'un des trois points.
1. Sécurité de l'approvisionnement
La gestion de l'approvisionnement doit absolument garantir que les marchandises nécessaires sont toujours disponibles au moment où l'entreprise en a besoin. Les fournisseurs de confiance qui respectent de manière fiable leurs délais de livraison ne sont toutefois pas, dans la plupart des cas, les fournisseurs les moins chers. Des fournisseurs "de secours" supplémentaires, qui peuvent compenser les éventuelles difficultés de livraison du fournisseur principal, augmentent la charge de travail liée à la gestion des fournisseurs.
2. Concurrence des prix/Sélection des fournisseurs
Bien entendu, il est avantageux que plusieurs fournisseurs se fassent directement concurrence au niveau des prix. Ainsi, les personnes qui achètent peuvent toujours profiter du meilleur prix. Mais le fait de changer constamment de fournisseur met en péril la sécurité de l'approvisionnement et il faut gérer de nombreux fournisseurs. Une consolidation des fournisseurs simplifie certes la gestion des fournisseurs mais empêche la concurrence des prix.
3. Rentabilité
Le fournisseur le moins cher est définitivement un avantage en termes de rentabilité. Mais il n'est pas nécessairement le meilleur fournisseur. En effet, la qualité des produits livrés est souvent aussi étroitement liée au prix. C'est pourquoi il faut toujours examiner attentivement le rapport qualité-prix proposé. En cas de doute, il est préférable d'investir un peu plus d'argent pour obtenir des produits de qualité.
Un système d'achat désorganisé ou défaillant peut très vite devenir un piège financier pour une entreprise. Le risque est alors très élevé de mettre en péril la rentabilité et l'opérationnalité de toute une entreprise. En revanche, une gestion des achats performante veille, grâce à des programmes efficaces, à ce que tous les biens et services nécessaires soient disponibles en cas de besoin et à ce que les coûts associés restent maîtrisés.
La numérisation de l'organisation interne des achats, une gestion des fournisseurs bien pensée et l'exécution de l'approvisionnement en matériel via des processus standardisés y contribuent largement.