Optimiser la gestion d'approvisionnement : Comment l'e-procurement assiste les entreprises

La gestion de l'approvisionnement est le terme utilisé pour désigner la coordination et la surveillance de tous les processus nécessaires à l'acquisition de produits, de biens et de services dans une entreprise. Elle comprend la planification, l'organisation, la réalisation et le contrôle de toutes les activités liées à l'approvisionnement. Dans le secteur B2B, c'est-à-dire dans le domaine de la clientèle commerciale, la gestion de l'approvisionnement joue un rôle central. Un achat efficace de produits et de services est ici d'une importance capitale pour le succès de l'entreprise. 

Les entreprises doivent être en mesure de réagir rapidement et de manière fiable aux besoins de leurs clients tout en réduisant les coûts au minimum. Cela implique de sélectionner les fournisseurs, de négocier les prix et les contrats, de traiter les commandes et de garantir la qualité des livraisons. 

Une gestion optimale de l'approvisionnement contribue à baisser les coûts d'acquisition, à optimiser la base des fournisseurs et d'améliorer l'efficacité des processus d'achat.

Avantage 1 : Gains de temps et économies

L'e-procurement automatise les processus d'achat et augmente ainsi considérablement l'efficacité du service des achats. Les collaborateurs impliqués peuvent se concentrer sur leurs tâches principales au lieu de perdre du temps avec des tâches répétitives. 

L'e-procurement permet un meilleur contrôle et suivi du budget et des dépenses. Grâce aux systèmes d'e-procurement, les entreprises peuvent mieux définir les limites budgétaires et les autorisations de dépenses et les faire gérer automatiquement par le système. L'e-procurement offre également une image claire de l'ensemble des dépenses d'approvisionnement, y compris celles effectuées par différents services ou sites. 

Avantage 3 : Suppression des achats sauvages et meilleur contrôle des règles de conformité

L'e-procurement permet aux entreprises de mieux contrôler et respecter les politiques de l'entreprise et de réduire les achats sauvages. Par achats sauvages ou non conformes, on entend l'achat de biens ou de services sans respecter les processus d'achat prescrits et sans l'autorisation ou le contrôle requis. Les systèmes d'e-procurement permettent d'améliorer la transparence et le suivi des processus d'achat, en appliquant automatiquement le respect des politiques et procédures d'achat. L'intégration des processus d'approbation dans le système améliore la visibilité des activités d'achat. 

Avantage 4 : Optimisation de la gestion des pièces C

L'e-procurement optimise nettement la gestion des pièces C. Les pièces C sont des biens de consommation ou des articles de bureau de faible valeur qui sont achetés en grandes quantités. Or, les pièces C peuvent avoir une grande influence sur les coûts d'exploitation ! La gestion des pièces C se rapporte à la gestion de ces marchandises. L'e-procurement permet d'automatiser le processus d'achat des pièces C et de simplifier la commande de biens de consommation grâce à l'intégration de catalogues électroniques et de processus de commande automatiques. En centralisant l'approvisionnement en pièces C, les entreprises peuvent dans de nombreux cas obtenir de meilleures conditions auprès des fournisseurs. En outre, une gestion digitale des pièces C permet, grâce à l'utilisation de systèmes de stockage intelligents, de mieux gérer les stocks et de réduire les surstocks. 

Avantage 5 : Cycles d'approvisionnement réduits

L'e-procurement raccourcit les cycles d'achat en automatisant et donc en accélérant l'ensemble du processus de commande. Traditionnellement, le processus de commande peut prendre beaucoup de temps : Les collaborateurs doivent remplir manuellement des formulaires de commande, les faire approuver et enfin les envoyer aux fournisseurs. L'e-procurement automatise le processus en mettant à disposition un portail en ligne permettant aux collaborateurs de passer des commandes en un clic de souris. Les modèles de commande ou les paniers d'achat existants peuvent être utilisés pour simplifier la commande. En outre, les processus de commande peuvent, si nécessaire, être automatiquement transmis aux services compétents pour approbation. Grâce à l'automatisation du processus de commande, les commandes sont traitées plus rapidement et plus efficacement, ce qui permet de raccourcir les cycles d'achat. 

Une stratégie d'achat efficace est indispensable pour chaque entreprise afin d'augmenter son efficience économique globale tout en réduisant ses coûts. L'utilisation de systèmes d'e-procurement offre de nombreux avantages à cet égard. En automatisant le processus d'achat, les entreprises peuvent gagner du temps et réaliser des économies. Les processus de commande automatisés et l'utilisation de catalogues électroniques rendent le processus de commande plus rapide et plus simple. L'e-procurement permet également une meilleure maîtrise du budget. 

Par ailleurs, cette approche offre une meilleure visibilité et un plus grand contrôle des relations avec les fournisseurs. Cela peut à son tour conduire à de meilleurs prix et conditions d'achat. L'e-procurement permet aussi d'améliorer la qualité des données, puisque toutes les données d'achat sont centralisées et que les silos de données sont évités.